Un fournisseur allemand vous envoie une XRechnung ou une ZUGFeRD. La XRechnung est un fichier XML sans mise en page : il faut un lecteur. La ZUGFeRD est un PDF qui contient un XML. Dans les deux cas, ce sont les données du XML qui font foi.
Lire le fichier
L'administration fiscale allemande propose un lecteur gratuit de XRechnung et de ZUGFeRD, accessible en ligne. Beaucoup de logiciels du commerce, gratuits pour certains, lisent aussi ces fichiers.
Contrôler le fichier
Une validation n'est pas une condition de la déduction de la TVA, mais elle révèle les champs manquants ou illogiques, et l'administration allemande la recommande dès l'envoi ou la réception. Les règles de la XRechnung sont publiées sous forme de fichiers de règles Schematron dans un dépôt public de la KoSIT. Le vérificateur du site en reprend un sous-ensemble.
Archiver
Côté français, les documents reçus par voie informatique se conservent sous cette forme pendant 6 ans. Côté allemand, un entrepreneur conserve un double de chaque facture reçue et émise pendant 8 ans, et pour une E-Rechnung au moins la partie structurée, sans la modifier. Archivez donc le fichier XML d'origine, pas seulement sa copie PDF.
À automatiser
- Détecter les pièces jointes en .xml et les PDF qui contiennent un XML.
- Extraire le XML joint et le conserver tel quel.
- Contrôler le profil, les totaux et les champs obligatoires avec le vérificateur du site.
- Comparer le total du XML à celui du PDF et signaler tout écart : le XML prime.
- Créer l'écriture comptable à partir des données du XML, et classer le fichier avec sa date de réception.
Un exemple chiffré
Un PDF ZUGFeRD affiche un total de 1 428,00 euros TTC, alors que le XML joint indique 1 482,00 euros. C'est le total du XML qui fait foi : il faut demander une facture corrigée au fournisseur avant de payer.
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Questions
Questions fréquentes
Une XRechnung s'ouvre-t-elle comme un PDF ?
Non : c'est un fichier XML. Il faut un lecteur, par exemple celui de l'administration fiscale allemande.
Dois-je valider chaque fichier reçu ?
Ce n'est pas une condition de déduction, mais c'est recommandé pour repérer les erreurs de champ tôt.
Combien de temps conserver le fichier ?
6 ans côté français pour les documents reçus par voie informatique ; 8 ans pour un entrepreneur établi en Allemagne.
Sources : Ministère fédéral allemand des Finances, questions et réponses sur la E-Rechnung (état de mars 2026), Service Public Entreprendre, calendrier de la facturation électronique, KoSIT, règles Schematron XRechnung (dépôt public).